Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO ist:

Code-Sphere – Collin Ilgner
Mehlpfad 1B
40789 Monheim am Rhein
E-Mail: info@code-sphere.de

Eine Datenschutzbeauftragte oder ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen des § 38 BDSG nicht erfüllt sind.

2. Rollenverteilung bei der Nutzung von TimeSphere

TimeSphere ist eine Software zur Zeiterfassung, die von Unternehmen für ihre Beschäftigten eingesetzt wird. Dabei sind zwei Verarbeitungssituationen zu unterscheiden:

• Website und Vertragsverhältnis: Für die öffentlich zugänglichen Seiten und die Vertragsabwicklung mit dem Kundenunternehmen ist Code-Sphere eigener Verantwortlicher. Diese Erklärung beschreibt diese Verarbeitung.
• Inhalte innerhalb der Anwendung: Für die von Beschäftigten erfassten Zeit-, Projekt- und Kundendaten ist in der Regel das jeweilige Kundenunternehmen Verantwortlicher. Code-Sphere handelt insoweit als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO. Beschäftigte richten Auskunfts- und Löschersuchen zu diesen Daten bitte an ihren Arbeitgeber.

3. Hosting und Server-Logfiles

TimeSphere wird betrieben bei [Hosting-Anbieter, Anschrift und Serverstandort eintragen]. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Beim Aufruf der Anwendung werden automatisch Server-Logfiles erhoben, die der Browser übermittelt: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene URL, Referrer, Browsertyp und Betriebssystem. Diese Daten sind für den sicheren und stabilen Betrieb technisch erforderlich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Sicherstellung von Betrieb und IT-Sicherheit. Die Logfiles werden nach [Speicherdauer eintragen, z. B. 7 Tage] gelöscht.

4. Anmeldung über CodeSphere Accounts

Die Anmeldung erfolgt ausschließlich über den zentralen Anmeldedienst CodeSphere Accounts (https://account.code-sphere.de) im OAuth-2.0-Verfahren. Beim Login werden Sie zu diesem Dienst weitergeleitet; die Eingabe der Zugangsdaten findet dort statt, nicht in TimeSphere.

In der Datenbank von TimeSphere werden dauerhaft nur die folgenden Angaben gespeichert: die Benutzerkennung bei CodeSphere Accounts, das Zugriffs- und Erneuerungstoken sowie deren Ablaufzeitpunkt. Name, E-Mail-Adresse, Profilbild und Spracheinstellung werden nicht dauerhaft gespeichert, sondern nur für die Dauer der Sitzung zwischengespeichert und anschließend verworfen.

Zusätzlich werden die Unternehmenszugehörigkeiten aus CodeSphere Accounts abgerufen, um die Zugriffsrechte innerhalb von TimeSphere zu bestimmen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Nutzungsverhältnisses).

5. Cookies und Sitzungsverwaltung

TimeSphere setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies ein: ein Sitzungs-Cookie zur Wiedererkennung der angemeldeten Sitzung sowie ein Cookie zum Schutz vor Cross-Site-Request-Forgery. In der Sitzung werden außerdem die gewählte Sprache und die zwischengespeicherten Profildaten abgelegt.

Diese Cookies sind für den Betrieb unbedingt erforderlich, sodass nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG keine Einwilligung erforderlich ist. Rechtsgrundlage der anschließenden Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Cookies zu Analyse- oder Marketingzwecken werden nicht eingesetzt.

6. Verarbeitung in der Anwendung

Im laufenden Betrieb werden insbesondere folgende Daten verarbeitet:

• Zeiteinträge mit Titel, Beschreibung, Start- und Endzeitpunkt sowie der Angabe, ob die Zeit verrechenbar ist
• Zuordnungen zu Projekten, Kunden, Abteilungen und Schlagworten
• Unternehmens- und Abteilungszugehörigkeit sowie die Rolle innerhalb des Unternehmens
• Persönliche Einstellungen wie Sprache, Währung und Darstellungsmodus
• Auswertungen und Statistiken, die aus diesen Daten berechnet werden

Diese Daten dienen der Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistung. Sie werden im Auftrag des jeweiligen Kundenunternehmens verarbeitet; dessen Rechtsgrundlage ist regelmäßig Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 BDSG beziehungsweise Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

7. Berichte und Exporte

Zeiteinträge können als PDF- oder Excel-Datei exportiert werden. Zusätzlich kann das Kundenunternehmen eine E-Mail-Adresse hinterlegen, an die regelmäßig Auswertungen je Abteilung versendet werden. Diese Berichte enthalten die Zeiterfassungsdaten der betroffenen Beschäftigten. Der Versand erfolgt über [E-Mail-Dienstleister und Anschrift eintragen].

8. Suchfunktion

Für die Volltextsuche wird die Suchmaschine Meilisearch eingesetzt, betrieben unter [Betreiber und Standort der Meilisearch-Instanz eintragen]. Indexiert werden Zeiteinträge, Projekte, Kunden, Abteilungen, Schlagworte und Benutzerkennungen, um die Suche innerhalb des eigenen Unternehmens zu ermöglichen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

9. Fehler- und Leistungsüberwachung

Zur Erkennung und Behebung von Störungen wird der Dienst Sentry eingesetzt, betrieben von [Sentry-Anbieter, Anschrift und Rechenzentrumsregion eintragen]. Tritt ein Fehler auf, werden technische Informationen zum Fehlerzeitpunkt übermittelt, darunter Fehlermeldung, Programmablauf, aufgerufene URL, Browserangaben und die Benutzerkennung der betroffenen Sitzung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Sicherstellung eines fehlerfreien Betriebs. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. [Sofern eine Übermittlung in ein Drittland erfolgt, hier die Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO ergänzen.]

10. Schnittstelle zu InvoiceSphere

Sofern das Kundenunternehmen die Anbindung an InvoiceSphere aktiviert hat, werden Zeiteinträge mit Angebotspositionen verknüpft und die erfassten Zeiten zur Abrechnung übermittelt. Ohne aktivierte Anbindung findet dieser Austausch nicht statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

11. Speicherdauer und Löschung

Daten werden gelöscht, sobald der Zweck ihrer Verarbeitung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Zu beachten ist:

• Gelöschte Zeiteinträge werden zunächst nur als gelöscht markiert und bleiben für [Frist eintragen] wiederherstellbar, bevor sie endgültig entfernt werden.
• Nach Beendigung des Vertrags mit dem Kundenunternehmen werden die zugehörigen Daten innerhalb von [Frist eintragen] gelöscht oder zurückgegeben.
• Für Unterlagen, die handels- oder steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen, gelten die gesetzlichen Fristen von sechs beziehungsweise zehn Jahren.

12. Empfänger

Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, soweit dies zur Erbringung der Leistung erforderlich ist oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht. Als Auftragsverarbeiter sind eingebunden: der Hosting-Anbieter, der Anbieter der Fehlerüberwachung, der E-Mail-Dienstleister, der Betreiber der Suchinfrastruktur sowie der Betreiber von CodeSphere Accounts. Ein Verkauf von Daten findet nicht statt.

13. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte:

• Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Widerspruchsrecht: Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an info@code-sphere.de. Betrifft Ihr Anliegen Daten, die wir im Auftrag eines Unternehmens verarbeiten, leiten wir Sie an das verantwortliche Unternehmen weiter.

14. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf
www.ldi.nrw.de

15. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die in TimeSphere erzeugten Auswertungen dienen ausschließlich der Darstellung erfasster Zeiten und treffen keine Entscheidungen über betroffene Personen.

16. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen an der Anwendung oder an der Rechtslage dies erforderlich machen. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte Fassung.